5 pomysłów na obniżenie kosztów w firmie – księgowość internetowa, darmowe oprogramowanie i inne

​

Trzymanie w ryzach kosztów to trudne zadanie, któremu sprostać muszą wszyscy przedsiębiorcy – począwszy od tych, którzy prowadzą małe, jednoosobowe działalności gospodarcze, po prezesów międzynarodowych korporacji. Za duże koszty powodują bowiem, że nawet pokaźne przychody topnieją, a ostateczny zysk jest mniejszy niż wskazywałaby na to liczba zleceń lub sprzedanych produktów. Są jednak proste sposoby, które mogą w niewpływający na jakość oferowanych usług i towarów, ani na komfort pracy, obniżyć koszt i pozwolić uzyskać większe dochody. Można między innymi outsource’ować niektóre zadania lub na przykład usługi kadrowo-płacowe, ciekawym rozwiązaniem jest również księgowość internetowa zamiast tradycyjnej. Zapraszamy do zapoznania się z listą pięciu pomysłów na obniżenie kosztów w firmie.

1.Outsourcing zadań czy na przykład usług kadrowo-płacowych

Wielu przedsiębiorców, zwłaszcza tych prowadzących nieduże firmy uważa, że sami będą w stanie zrobić wszystko najlepiej. Ale czy na pewno najtaniej? Zlecenie pewnych zadań na zewnątrz może w znaczący sposób wpłynąć na wydajność pracy – nie trzeba poświęcać czasu na wszystkie zadania i można skupić się tylko na zdobywanie nowych zleceń lub obsłudze klientów. To samo dotyczy produkcji różnych dóbr – warto przeliczyć czy bardziej opłaca się produkować towary lub komponenty samodzielnie czy może bardziej kalkuluje się zlecić to większej firmie, która zrobi to taniej. Mówiąc o outsourcingu warto pamiętać, że może dotyczyć on nie tylko zadań związanych z produkcją lub usługami, ale również z bieżącym prowadzeniem spraw firmowych. Może zamiast zatrudniać pracownika, bardziej opłacalne będzie zlecenie na zewnątrz usług kadrowo-płacowych? Każdy przedsiębiorca powinien przeliczyć koszty i na tej podstawie podjąć decyzje, które będą korzystniejsze dla jego firmy.

2.Przestrzeń co-workingowa zamiast biura

To pomysł, który powinni rozważyć zwłaszcza przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą. W domu czy mieszkaniu trudno się pracuje – zbyt dużo rzeczy może tam rozpraszać, ale czy na pewno najlepszą alternatywą jest wynajęte na stałe biuro z comiesięcznymi opłatami? Coraz więcej instytucji oferuje tak zwaną przestrzeń co-workingową, z której można, za niedużą opłatą, a czasem nawet za darmo, skorzystać do pracy. Są to miejsca ciche, spokojne i dobrze wyposażone, a do pracy w nich wystarczy laptop. Bardzo ważne jest również to, że zazwyczaj są tam przestrzenie przeznaczone do spotkań z klientami – salki konferencyjne, gdzie można pokazać prezentacje czy bez stresu porozmawiać. Takie biuro wynajmowane od czasu do czasu będzie z pewnością tańsze niż to, za które trzeba płacić regularnie czynsz, a w rzeczywistości nie ma potrzeby regularnego korzystania z niego.

3.Księgowość internetowa

To pomysł, który łączy się po części z pierwszą propozycją. Oszczędzać pieniądze, ale również czas można decydując się na księgowość internetową. Prowadzenie księgowości w firmie jest obowiązkowe i często jest to niestety uciążliwe. Robiąc to samodzielnie poświęca się na to dużo czasu, decydując się na biuro rachunkowe trzeba zapłacić za usługę, a dodatkowo poświęcać także czas na dostarczenie dokumentów, a następnie odebranie ich. Jest to uciążliwe i niepraktyczne. Coraz więcej instytucji finansowych oferują usługi księgowe online. Mogą być one tańsze i o wiele wygodniejsze niż tradycyjne. Dodatkowo za pośrednictwem platformy online firmy oferujące księgowość internetową mogą dać klientom dostęp do wszystkich dokumentów i wyliczeń. To nie tylko oszczędność pieniędzy, ale również czasu. Taka księgowość dla firm jest coraz popularniejsza, nie powinna zatem dziwić również coraz większa liczba ofert tego rodzaju usług. Przykład można znaleźć chociażby pod tym linkiem - https://www.ingksiegowosc.pl/o-usludze. Duża konkurencja w tej branży oznacza, że cena może być jeszcze atrakcyjniejsza, a koszty firmowe – niższe.

4.Używany sprzęt zamiast nowego

Każde przedsiębiorstwo potrzebuje komputerów, drukarek, kserokopiarek, telefonów komórkowych i innego sprzętu elektronicznego. Można na nich oszczędzić wybierając egzemplarze używane zamiast nowych. Są one najczęściej o wiele tańsze, a ich możliwości są tylko nieznacznie gorsze niż sprzętów nowych. Jeśli przedsiębiorca potrzebuje wydajniejszego komputera lub innych bardziej zaawansowanych sprzętów, również może zdecydować się na sprzęt używany – za cenę nowego, średniej klasy, może wybrać używany wyższej klasy. Rodzi to pewne obawy na przykład o gwarancję, ale sprzęt właściwie używany, nawet nienowy, z pewnością posłuży na tyle długo, że jego zakup będzie opłacalny.

5.Darmowe oprogramowanie

Oprogramowanie z licencją na użytek firmowy jest bardzo drogie, często wielokrotnie droższe niż odpowiedniki do użytku domowego. Wystarczy jednak trochę poszukać i można znaleźć darmowe zamienniki popularnych programów płatnych – na przykład pakietu biurowego, ale również wielu innych. Jeśli firma korzysta tylko z podstawowych funkcji, z pewnością wystarczą i pozwolą bez dodatkowych kosztów tworzyć dokumenty, tabele czy prezentacje. Zaoszczędzone pieniądze znacząco obniżą koszty prowadzenia działalności. Zwłaszcza, że licencję zazwyczaj trzeba regularnie opłacać, bardzo rzadko dostaje się dożywotnią możliwość korzystania z danego programu.

Analiza finansowa firmy – warto ją przeprowadzić

To tylko kilka propozycji obniżenia kosztów firmy – można próbować jeszcze innych, na przykład poszukać innych operatorów mediów (Internetu, telefonu czy na przykład prądu). Ważne jest, aby przed podejmowaniem jakichkolwiek decyzji dotyczących kosztów działalności przedsiębiorstwa przeprowadzić analizę finansową firmy. Można zlecić to na zewnątrz lub - jeśli firma nie jest duża - spróbować zrobić to samodzielnie. Jest to kluczowe, aby poznać realne koszty prowadzenia działalności i na tej podstawie podejmować działania mające je zmniejszyć.

Materiał zewnętrzny