Organizacja konferencji biznesowych - Know-how

​

Profesjonalna organizacja konferencji może nastręczyć nie lada kłopotów. Przedstawiamy zasady, dzięki którym przygotowanie tego rodzaju wydarzenia stanie się o wiele łatwiejsze.

Budżet, lista gości i scenariusz

Pierwszym krokiem na drodze do organizacji konferencji jest ustalenie listy gości. Pod uwagę należy wziąć zarówno ilość osób, jak i ich rolę w przedsięwzięciu. Zupełnie inaczej wygląda konferencja tworzona dla klientów, a inaczej dla współpracowników.

Liczba zaproszonych gości niejako warunkuje wysokość budżetu. Należy określić jego kwotę mając na uwadze zarówno wspomnianą liczbę zaproszonych osób, jak i koszt wynajęcia sali konferencyjnej, cateringu czy też sprzętu.

Scenariusz konferencji powinien obejmować nie tylko odczytu prelegentów, ale także ich kolejność, przerwy, długość odczytu i aspekt technologiczny.

Harmonogram i wybór sali

Organizacja konferencji musi uwzględniać dogranie terminów. Mowa tu przede wszystkim o porównaniu ofert firm zewnętrznych (sale, sprzęt, catering, inne atrakcje). Pamiętajmy także o ustaleniu nieprzekraczalnych terminów, w jakim zostaną zamknięte dane kwestie. Dotyczy to również podpisania umów z podwykonawcami. Naturalnie ustalenie opisywanego harmonogramu wymaga świetnej organizacji pracy własnej, a więc cechy, którą może pochwalić się wyłącznie niewielka ilość osób. Dlatego też – jeśli tylko mamy taką możliwość – warto podzielić się zadaniami z innymi osobami zaangażowanymi w organizację konferencji. Jeśli nie jest to możliwe, a ty sam nie czujesz się na siłach by podołać wspomnianemu zadaniu, to zastanów się nad zleceniem organizacji eventu zewnętrznej firmie.

Ogromne znaczenie ma także wybór sali. Decydując się na dane pomieszczenie należy mieć na względzie zarówno lokalizację pomieszczenia, dojazd, jak i możliwość zaparkowania aut gość. Poza tym koniecznie zwróćmy uwagę na dostępne wyposażenie.

Zaproszenia i podziękowania

Na samym końcu pozostaje nam wysłanie zaproszeń do uczestników konferencji. Pamiętajmy, by wysłać je odpowiednio wcześnie i by zawierały one najważniejsze informacje w tym termin potwierdzenia obecności.

Po wydarzeniu warto również wysłać do uczestników podziękowania, a także zapytać ich o wrażenia z konferencji.

Jak widać samodzielna organizacja konferencji nie jest zadaniem nie do wykonania. Warto dodać, że nieocenionym źródłem pomocy może być portal konferencje.pl, na którym znajdziemy obszerną bazy aktualności, obiektów i newsów z branży.